SECONDER LA DIRECTION DANS LES ACTIVITES ADMINISTRATIVES ET QUOTIDIENNES
- Organiser les réunions et les déplacements en fonction des obligations et des urgences en utilisant les outils de planification partagés pour gérer les agendas de l’ensemble de l’équipe afin d’optimiser la gestion du temps et de coordonner les activités de l’équipe.
- Utiliser les règles comptables et fiscales pour établir les notes de frais en utilisant une solution numérique (tableur, solution interne à l’entreprise, etc.) afin de libérer et d’optimiser le temps de la hiérarchie.
- Participer au suivi de l’activité de l’entreprise en collectant les informations des réunions, notes de services etc. pour concevoir des outils de pilotage afin de présenter l’information de manière succincte et précise à la hiérarchie et faciliter la prise de décision.
- Établir un diagnostic des process existants en utilisant les outils existants au sein de l’entité (CRM, ERP, etc.) pour proposer une optimisation des processus afin de créer des modes opératoires de mise à jour ou d’ajustement garantissant le respect des obligations administratives du service concerné.
- Utiliser avec maîtrise le système d’information commerciale (CRM, ERP, outils spécifiques) pour participer à la gestion des clients et des fournisseurs de l’entreprise afin de participer aux actions commerciales (prospection, appel d’offre, contrats, etc.) et à la sélection des fournisseurs (matrices critériées, etc.).
TRAITER, ORGANISER ET DIFFUSER L’INFORMATION ORALE ET ECRITE
- Assurer une veille informationnelle pour collecter l’information interne et externe afin de la transmettre avec discernement.
- Analyser les informations collectées en contrôlant leur fiabilité pour les synthétiser en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation afin d’identifier les besoins de l’équipe.
- Utiliser les outils de bureautique pour diffuser l’information aux personnes concernées au format adéquat (dossiers documentaires, synthèses ou résultats d’enquête) afin de permettre à l’entreprise de s’adapter avec réactivité aux évolutions de son environnement.
- Analyser la situation et son contexte pour identifier l’objectif de l’écrit et ses destinataires afin de choisir le mode de transmission le plus efficace.
- Rédiger, en français et en anglais, des écrits professionnels en choisissant la forme (mail, courrier, notes, rapports, comptes rendus) et en respectant les règles de syntaxe et les usages professionnels afin d’assurer une transmission efficace de l’information entre la hiérarchie et les parties prenantes de l’entreprise.
- Répondre oralement aux demandes des personnes extérieures en français et en anglais en prenant en compte les éventuelles différences culturelles et en mobilisant les techniques de communication orale pour assurer un rôle d’intermédiaire-facilitateur afin de gérer des situations variées et parfois complexes lors d’absence de la hiérarchie, de préparation de rendez-vous, etc.
- Utiliser les méthodes d’archivage en prenant en compte l’évolution de l’activité et les règles de confidentialité pour organiser le classement physique et numérique de l’information afin d’assurer aux personnes habilitées un accès rapide et fiable aux dossiers.
- Identifier les éléments et indicateurs attestant de l’intégrité des documents physiques et numériques pour assurer la traçabilité des documents afin de suivre ou reconstruire un historique fidèle des étapes qui ont marqué sa création.
ASSISTER LA DIRECTION DANS LES PROJETS TRANSVERSAUX ET LES DOSSIERS SPECIFIQUES
- Planifier le déploiement ou le suivi des projets en cours en utilisant les outils d’ordonnancement pour faciliter l’organisation et le suivi des étapes afin de respecter les contraintes techniques, les délais et les coûts.
- Contrôler le bon déroulement du projet en utilisant les outils de gestion de projet mis en place afin de vérifier que les ressources humaines, matérielles et financières fixées sont bien respectées en vue de détecter les éventuels problèmes et d’en informer la hiérarchie.
- Étudier le cahier des charges et les objectifs des actions prévues pour déterminer le public-cible et les ressources nécessaires en vue de communiquer sur l’évènement.
- Identifier les compétences et les ressources indispensables à la réussite de l’évènement pour organiser la logistique matérielle de l’évènement (matériel nécessaire, déplacement, hébergement, etc.) pour assurer la logistique afin de sécuriser la réussite de l’évènement.
- Utiliser les logiciels de gestion pour suivre et comparer l’estimation des coûts du projet et les coûts effectifs afin de faire un bilan financier de l’action mise en place.
- Concevoir et administrer des questionnaires à l’attention des clients et des collaborateurs pour exploiter/traiter les retours afin de réaliser le bilan qualitatif de l’action de communication ou de l’évènement dans le respect des RGPD.
ASSISTANAT EN RESSOURCES HUMAINES
- Collecter les éléments de la paie (fixes et variables) en utilisant ses connaissances en gestion de la paie et droit du travail pour les communiquer au gestionnaire de paie afin d’établir la paie et les déclarations obligatoires.
- Créer des tableaux de bord et de suivi du personnel pour gérer le planning des congés et des absences en fonction des contraintes de la structure et des souhaits des salariés afin d’assurer la continuité de l’activité et d’instaurer un climat social favorable.
- Etre l’interlocuteur privilégié entre la direction des ressources humaines et les collaborateurs.