Assistante Ressources Humaines - en apprentissage

Deviens Assistante Ressources Humaines et assiste la Chargée des Ressources Humaines dans la gestion RH de la structure et dans l'accompagnement des agents des différents services du pôle administratif du service secrétariat général. 

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion commune des ressources humaines en lien avec la Chargée des Ressources Humaines 

1. RECRUTEMENT : 

• Diffusion des fiches de recrutement auprès des partenaires ;
• Prise de RDV avec les candidats (contact par mail ou par téléphone) ;
• Suivi des candidatures (s’assurer que le fichier de suivi soit complété et à jour) ;
• Envoi des mails de rejet pour les candidats non retenus ;
• Gestion des arrivées : accueil de l’agent et présentation des RI + SIRH du GIP RECIA ;
• Gestion des stagiaires du recrutement à l’arrivée. 

2. SIRH 

• Mise à jour des données du personnel dans EURECIA ;
• Création des nouveaux agents dans EURECIA. 

3. ENTRETIENS PROFESSIONNELS 

• Aide à l’organisation des entretiens professionnels : prise de RDV ;
• Récupération des données sur le télétravail pour établissement d’un suivi ;
• Récupération des fiches de poste à jour et mettre à la signature du Directeur. 

4. CARRIÈRE DES AGENTS 

• Établissement en début d’année d’un calendrier des renouvellements de contrat ;
• Prise de RDV des renouvellements de contrat ;
• Établissements et mise à jour des dossiers administratifs de chaque agent ;
• Gestion des arrêts maladies ;  
• Gestion des départs des agents (document de fin de contrat). 

5. FORMATION 

• Organisation des formations collectives ;
• Envoyer la fiche qualité de formation ; 

6. DUER 

• Mise à jour régulière du DUER ; 

7. DISPOSITIFS SOCIAUX 

• Distribution des tickets restaurant et des tickets KADEOS en fin d’année ; 

8. DIALOGUE SOCIAL 

• Aide à la préparation des instances de représentation du personnel : prise de RDV, compte rendu ;
• Gestion Administrative en lien avec le Secrétariat Général
• Gérer le suivi des parapheurs (papier et dématérialisé) et vérifier les courriers mis à la signature des responsables ;
• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes ;
• Classer et archiver les dossiers et la documentation ;
• Participation à l’évolution des procédures internes (dématérialisation des procédures, mise en place de nouveaux outils). 

Le contexte de la situation de travail 

Le champ des relations du poste 

• Internes : Travaille en collaboration avec l’ensemble du personnel du GIP et plus particulièrement avec l’ensemble du Secrétariat Général
• Externes : L’ensemble des fournisseurs et des membres du GIP. 

Le champ d’autonomie, de responsabilité et de technicité du poste : Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées. 

Les difficultés, spécificités et les contraintes du poste : Pas de contrainte spécifique. 

Les exigences du poste 

Savoirs 

• Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, …)
• Technique de secrétariat
• Méthodes de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil
• Techniques de prise de notes
• Principes rédactionnels du compte-rendu, note diverse
• Principes budgétaires et comptables
• Techniques de gestion administrative 

Savoirs faire 

• Gestion des priorités, du temps de travail
• Faire preuve d’autonomie et de bon sens
• Pro-actif et réactif
• Efficient et efficace
• Bon relationnel et diplomate
• Rapidité d’adaptation et autonome