Assistant(e) de direction en gestion administrative (H/F)

Tâches 

• Assurer la gestion administrative du centre de formation : préparer les documents administratifs, suivre les dossiers, assurer la gestion de la correspondance, respecter la démarche de la certification Qualiopi. 
• Gérer les appels téléphoniques et les courriers (clients, formateurs, sous-traitants): répondre aux appels téléphoniques, gérer les mails et courriers entrants et sortants. 
• Assurer la logistique des formations (location de salle, formateur, réservation hôtel. .. ) 
• Suivre les dossiers administratifs clients : assurer le suivi des dossiers administratifs liés aux formations, de la conception du devis à la réalisation des attestations de fin de formation. (Préparer le recueil de besoin en formation et le devis, préparer les convocations, préparer et recueillir les feuilles de présences, préparer les attestations de fin de formation, recueillir les QCM de fin de session de formation, recueillir les feuilles de bilan de fin de formation). 
• Mise à jour des dossiers clients sur le drive et matérialisés - Suivi des dossiers administratifs formateur : choix du formateur, lettre de mission, fiche de remboursement de frais, recueil du bilan en fin de formation. 
• Participer à la mise à jour des bases de données clients et des outils informatiques de l'organisme: mise à jour du bilan pédagogique et financier annuel de l'entreprise et sur le site de la DIRECCTE, EDOF, Pôle emploi, FORPREV. 
• Réaliser les commandes en petit matériel de l'organisme, fournitures administratives, consommables, équipements et vérifier la conformité des livraisons. 
• Rédaction de rapports internes (Compte rendu de réunion, rapport de fin de formation) 
• Aide à la gestion et à la conduite du budget. 

Conditions de travail

• 95% en présentiel et 5% en distanciel. 
• Possibilité de travail le samedi et non travaillé le mercredi dans le cadre de moment de rencontre avec le directeur. 

Compétences et aptitudes requises 

•  Être rigoureux et organisé 
• Travailler en autonomie 
• Savoir prioriser les informations 
• Faire preuve de fiabilité 
• Être proactif et capable de s'adapter 
• Communiquer, avoir le sens du contact et du service 
• Savoir rédiger (maitrise parfaite de l'orthographe et de la syntaxe) 
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (Ward, Excel, PowerPoint) 

Niveau d'études attendu : Formation Bac+2/Bac+3 en Secrétariat, Gestion administrative ou équivalent.