Office Manager

L'Office Manager joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du bureau et assure un soutien administratif crucial à l'ensemble de l'entreprise. Sa mission principale consiste à coordonner les activités administratives et logistiques pour garantir un environnement de travail efficace et professionnel.

Demande de brochure

Responsabilités spécifiques

Gestion Administrative

Assurer un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs, clients et fournisseurs.
Gérer la correspondance, les appels téléphoniques et les courriels de manière efficace.
Superviser les tâches de secrétariat telles que la rédaction de documents, la saisie de données et la gestion des agendas.

Gestion des Installations et des Fournitures

Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau et organiser les réparations si nécessaire.
Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes en conséquence.
Coordonner l'organisation et la maintenance des espaces de travail, y compris les salles de réunion et les zones communes.

Coordination des Services Généraux

Superviser les contrats de services généraux tels que le nettoyage, la sécurité et l'entretien des locaux.
Collaborer avec les prestataires externes pour répondre aux besoins logistiques et administratifs.
Veiller à ce que les normes de sécurité et d'hygiène soient respectées dans l'ensemble de l'entreprise.

Support aux Employés et aux Managers

Fournir un soutien administratif aux différents départements de l'entreprise.
Assister les managers dans l'organisation d'événements internes et externes.
Coordonner les voyages professionnels et les réservations d'hébergement pour les employés.

Gestion des Relations Internes

Faciliter la communication interne en relayant les informations importantes aux employés.
Collaborer avec les différents départements pour résoudre les problèmes administratifs et logistiques.
Contribuer à promouvoir un environnement de travail positif et à soutenir le bien-être des employés.

Objectifs

Assurer un accueil professionnel et une gestion efficace de l'administration.
Garantir le bon fonctionnement des installations et des équipements de bureau.
Optimiser les processus administratifs et logistiques pour améliorer l'efficacité.
Fournir un soutien efficace aux employés et aux managers dans leurs tâches quotidiennes.
Promouvoir une culture d'entreprise positive en facilitant la communication et en soutenant le bien-être des employés.

Indicateurs de Performance

Satisfaction des employés et des visiteurs par rapport à l'accueil et aux services administratifs.
Respect des délais de réponse aux demandes administratives et logistiques.
Maîtrise des coûts liés aux fournitures de bureau et aux services généraux.
Évaluation de l'efficacité des processus administratifs et propositions d'amélioration.
Feedback positif des managers et des employés sur le soutien administratif et logistique fourni.

Cette fiche mission est flexible et peut être adaptée en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et des tâches assignées à l'Office Manager.