Assistant de direction H/F en alternance

Notre école Pigier Besançon recrute pour l’une de ses entreprises partenaires un assistant de direction H/F en alternance dans le cadre de la préparation du BAC+2 Assistant de Direction.

MISSIONS : 

Gestion administrative et documentaire :

• Dépôt et archivage numérique des documents sur les plateformes dédiées.
• Constitution, classement et rangement des dossiers par thématique, avec mise en forme de tableaux Excel.
• Rédaction de documents, notifications ou courriers sur la base de modèles prédéfinis.
• Mise à jour de fichiers (contacts, lauréats, relances, supports de communication) en utilisant des formules simples si nécessaire.

Support à la direction et suivi des équipes :

• Gestion du courrier en arrivée et en départ, en suppléance de l’assistante de direction.
• Tenue du tableau de congés des cadres et adjoints de la direction.
• Soutien sur la gestion des droits des collectivités sur le logiciel dédié.

Organisation et préparation de réunions :

• Organisation et préparation des réunions : montage des dossiers (impression, étiquettes), gestion de l’agenda et suivi des participants.
• Participation aux réunions de l’agenda des cadres et rédaction de comptes-rendus.
• Phoning pour relance ou stabilisation des participants aux réunions.
• Collecte d’informations nécessaires à la préparation des dossiers et supports de réunion.

Communication et relation avec les interlocuteurs :

• Accueil téléphonique et filtrage des appels à la demande des différents services.
• Composition de supports de communication didactiques et préparation de contenus pour e-mailing ou mailing (constitution de listes de diffusion, mise en forme des contenus).
• Rédaction et envoi de courriers ou communications aux interlocuteurs internes et externes.

PROFIL :

• A l'écoute
• Curieux
• Proactif
• Belle élocution / Bonne expressions écrite
• Esprit d'équipe
• Rigoureux
• Sociable
• Réactif

MODALITÉS :

• Lieu du poste : Besançon (25000)
• Type de contrat : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
• Formation visée : BAC+2 Assistant de Direction à Pigier Besançon
• Modalités d'admission : dossier de candidature, tests et entretien de motivation