Assistant(e) d'agence H/F en ALTERNANCE

Vous souhaitez intégrer un BTS GPME (Gestion des Petites et Moyennes Entreprises) en alternance au sein de notre école Pigier Nice ? Vous êtes à la recherche d'une alternance pour la rentrée 2024/2025 ? 

Nous vous proposons un poste d'assistant(e) d'agence au sein d'une entreprise partenaire. Vous serez en charge d'assister les chargés de clientèle et le directeur d'agence. 

MISSIONS 

ACCUEIL : 

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence 
• Répondre aux interrogations des salariés ou les redirige vers le bon interlocuteur 
• Faire signer les contrats de travail des salariés en l’absence des chargés de clientèle 
• Ouvrir le courrier et en assurer soit le dispatching soit le traitement 

GESTION DU PERSONNEL : 

• Etablir les DUE/DPAE 
• Rédiger des contrats de travail selon instructions 
• Accompagner les chargés de clientèles et les délégués d’exploitation dans la réalisation des contrats de travail et prépare les avenants temporaires 
• Appliquer la réglementation dans les contrats et planning de travail 
• Réclamer et saisir des RIB dans la fiche salarié 
• Mettre à disposition au service GTA des CDI et avenants définitifs pour enregistrement 
• Suivre les retours signatures pour les contrats 
• Déposer les annonces sur les différents sites de recrutement 
• Saisir des arrêts et des congés (CP/CSS/Evènement familial) + transmission des infos aux chargés de clientèle 
• Vérifier la validité des titres de transport et les enregistres 
• Préparer le STC en cours de mois 
• Effectuer la demande de vérification auprès de la Préfecture pour les salariés étrangers et assure le suivi des validités des titres de séjour 
• Créer la fiche des salariés 
• Enregistrer les matricules des stagiaires de l’agence dans le logiciel paie 
• Enregistrer dans le logiciel SILAE des documents administratifs liés à la gestion de personnel 
• Enregistrer les heures des contrats de travail sur Quadra Propreté Enregistrer des heures des CDD 
• Mettre à jour les données des salariés dans le logiciel Paie en cas de changement d’adresse ou téléphone 
• Suivre les travailleurs handicapés (récupère, enregistre et scanne les documents) 
• Réaliser les dossiers de transfert de personnel 
• Déclarer les accidents de travail, avec lettre de réserve, et mise à jour du tableau de bord AT/MP 
• Informer le service RH des AT survenus avec la description nécessaire à la déclaration 
• Mettre à disposition à l’équipe des indicateurs en terme de gestion du personnel : heures à retrouver / Lien avec fermetures des sites 
• Gèrer le dossier visite médicale des salariés (embauche, périodique, reprise) et déclaration des effectifs en fin d’année 
• Suivre les longues absences (maladie, congés parentaux, maternité) et rédige les courriers 
• Rédiger les courriers de fin et de prolongation de la période d’essai, acte des démissions, retraite, etc… 

COMMERCE / FACTURATION : 

• Créer les devis selon la demande du Directeur d’agence 
• Préparer les documents d’ouverture de sites 
• Préparer les bons de facturation TE 
• Créer les chantiers/clients TE et contractuels 
• Enregistrer les documents clients 
• Enregistrer les facturations exceptionnels et des heures associées 
• Participer à la préparation de la facturation contractuelle 
• Rapprocher le bon de commande et/ou devis avec le bon de facturation 
• Participer au recouvrement 
• Assurer le suivi des fiches litiges liées au recouvrement et participe au recouvrement 

ANIMATION SÉCURITÉ : 

• Assurer le suivi des mises à jour des plans de prévention 
• Assurer le suivi des contrôles périodiques du matériel de l’agence 

PROFIL 

• Connaissance des logiciels Quadra Propreté, Silaé et Outlook 
• Etre méthodique et avoir le sens de l’organisation 
• Être rigoureuse, organisée et autonome 
• Travailler en équipe. 

MODALITÉS 

• Contrat : en alternance 
• Localisation : Nice 
• Rémunération selon les barèmes en vigueur pour les contrats en alternance 

CE POSTE EST FAIT POUR VOUS ? ALORS N'ATTENDEZ PLUS ET DÉPOSEZ VOTRE CV