Assistant.e Administratif H/F

Vous avez déjà votre école ? Augmentez vos chances de trouver votre alternance avec une deuxième école. L'offre ci-dessous est accessible aux étudiants qui intégreront la formation BTS Gestion des Petites et Moyennes Entreprise au sein de PIGIER LILLE.

Dans le cadre de votre contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, vous aurez : 3 jours en entreprise et 2 jours en cours. 

Notre partenaire localisé à la chapelle d’Armentières recherche son futur Assistant administratif (H/F). 

Vos missions :

• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre 
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients, formateurs, stagiaires et partenaires 
• Traiter les demandes d'informations clients, formateurs, stagiaires Administratif, logistique 
• Réaliser les documents administratifs (conventions, contrats formateurs, ordres de mission, feuilles de présence) 
• Organiser la logistique des formations (dossiers en fonction des actions de formations, documents pédagogiques) 
• Valider la complétude des dossiers de formation avant qu'elle ait lieu et les compléter si nécessaire conformément à la procédure 
• Transmettre les informations spécifiques à l'intervenant en accord avec l’adjointe administrative
• Réceptionner, traiter et vérifier la conformité des retours « packs formateurs » (conformités avec nos outils internes et avec le contrat)
• Organiser le traitement et la diffusion des informations 
• Suivre les dossiers transmis aux différents OPCO 
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions 
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage 
• Assurer les tâches de secrétariat en lien avec la gestion de l’agenda et des priorités et des flux de documents entrants et sortants 

Profil recherché :

• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint 
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction 
• Maîtrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande 
• Rigueur, autonomie et sens de l'organisation 
• Diplomatie, sens du relationnel et du travail en équipe
• Force de proposition
• Qualité de réserve

Modalités :

• Type de contrat : Contrat de d’apprentissage ou de professionnalisation 
• Rémunération : % du SMIC horaire selon la grille du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage 
• Lieu : La chapelle d’Armentières
• Début du contrat : Septembre 2023
• Durée : 12 à 24 mois